Сменился главный бухгалтер кого нужно уведомить. Уведомление о смене главного бухгалтера

Налоговый консультант

Вы решили сменить место работы и стать главным бухгалтером в другой организации. Успешно выдержав отбор кандидатов на эту должность, Вы оформляете трудовые отношения с работодателем. Какие особенности оформления трудовых отношений у главного бухгалтера?

Оформление трудовых отношений

Прием на работу оформляется подписанием трудового договора. С главным бухгалтером все организации имеют право заключать продолжительностью до пяти лет (ст. 59 Трудового кодекса РФ, далее ТК РФ). Срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника. На практике встречаются работодатели, которые хотят принимать на работу главного бухгалтера всего на год, а после сдачи годового баланса решают, продлять ли его контракт или нет. Но и главные бухгалтеры сами могут по какой-то причине желать заключения срочного трудового договора, например с целью изменить его условия в части заработной платы при перезаключении.

Работодатель справе установить главному бухгалтеру для того, чтобы убедиться в его трудовых качествах. Продолжительность испытательного срока может достигать шести месяцев. Следует помнить, что периоды болезни или отсутствия на работе по другим причинам в испытательный срок не включается (ст.70 ТК РФ).

Если работник не выдержит испытания, то его вправе уволить, не выплачивая выходное пособие, без согласия профсоюза (если он есть на предприятии). Однако работнику нужно сообщить об этом письменно не позднее чем за три дня.

Во время испытательного срока работник и сам может уволиться в любой момент, предупредив об этом администрацию предприятия также за три дня.

В трудовом договоре главного бухгалтера может быть предусмотрена материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба согласно ст. 243 ТК РФ. Как правило, размер взыскания не должен превышать среднемесячный заработок.

Главного бухгалтера можно уволить, если из-за его решения был причинен ущерб имуществу предприятия либо он разгласил коммерческую тайну. Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, утвержден постановлением Правительства РФ от 5 декабря 1991 г. N 35. В соответствии с этим перечнем не является коммерческой тайной информация, которая содержится в учредительных документах, документах о платежеспособности предприятия, например в балансе и отчете о прибылях и убытках, а также в налоговой отчетности.

Главного бухгалтера могут уволить в случае, если изменился собственник имущества предприятия. Новая администрация может это сделать в течение трех месяцев со дня передачи предприятия новому собственнику. При этом новый собственник обязан выплатить главному бухгалтеру компенсацию в размере не ниже трех средних месячных заработков.

Оформляя контракт, по возможности, поинтересуйтесь причиной, по которой уходит прежний коллега. Может оказаться, что работодатель придерживается тактики приема на работу главного бухгалтера с испытательным сроком в полгода и обещанием перспективы повышения заработной платы по его завершении. За этот период сдается 2 баланса, новички прикладывают старания и усилия, разбираясь в специфике деятельности организации и даже в ошибках предыдущего бухгалтера, а потом их просто увольняют, экономя на будущей зарплате. Не забудьте, что по кодексу, работодатель обязан предоставить уведомление об увольнении в письменной форме, подробно изложив, что именно его не устроило в кандидате.

Итак, контракт составлен и основные его положения оговорены. Пора принимать дела.

Отметим, что в законодательстве нигде не закреплен порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому. Некоторые ведомства ранее регламентировали этот порядок. Достаточно назвать письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21 февраля 1992 г. N 11-13/575 «О порядке приема- сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера-начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации», и «Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР», утвержденную Минздравом СССР 28 мая 1979 г. N 25-12/38.

Их можно принять для сведения, но опираться на них в нынешней жизни целиком нельзя.

Приказ о назначении главного бухгалтера

При вступлении в должность важно выяснить: имеется ли лицо, у которого Вы должны принять дела, и как это лицо настроено передавать дела новому главному бухгалтеру? Не секрет, что передача дел зависит от отношений между уходящим бухгалтером и работодателем, а также от порядочности уходящего. Предшественник может просто хлопнуть дверью и уйти, ничего не объясняя, или будет на новичке возмещать свои обиды на прежнее руководство.

Часто дела принимать просто не у кого, потому что бывший главный бухгалтер уже уволен. В этом случае может оказаться, что дела переданы руководителю организации или заместителю главного бухгалтера. Каждый должен решить для себя, следует ли ему проявлять излишнюю инициативу и подписывать самостоятельно составленный акт сдачи-приемки, или не стоит. Ведь никакой передачи дел при отсутствии прежнего работника не происходит.

Если Вам повезло и Ваш предшественник работает, руководитель обязан издать Приказ (распоряжение) о назначении нового главного бухгалтера организации. При этом в течение небольшого отрезка времени фактически работают два главных бухгалтера. Поэтому на практике новичка принимают на работу в другой должности, а впоследствии назначают главным, либо наоборот изыскивают возможность оплатить работу прежнему главному бухгалтеру без потери заработной платы.

В приказе лучше оговорить:

1. фамилию, имя и отчество лица, принимающего обязанности главного бухгалтера;
2. сведения о характере исполнения обязанности - временный или постоянный;
3. период, в течение которого организуется прием-передача дел. Срок для увольнения работника в соответствии с ТК РФ не должен превышать двух недель. Поэтому в зависимости от даты увольнения прежнего работника определяется период, в течение которого предстоит передать дела.
4. персональный состав комиссии по приему-передаче дел (если она будет организована). К приказу также может прилагаться регламент (график) работы комиссии.
5. необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторской компании, вышестоящей организации и др.).

Привлечение аудиторской организации является оптимальным и безболезненным вариантом смены главного бухгалтера. Аудиторская фирма представит отчет о состоянии учета и отчетности в организации, на основе которого будет составлен приемо-сдаточный акт по передаче дел бухгалтером.

В приказе оговаривается срок, в который каждый их главных бухгалтеров будет вести текущие дела и руководить работой бухгалтерии, подписывать все расчетные документы (накладные, счета, кассовые ордера, чеки, платежные поручения и другие первичные документы), а также установлен порядок смены банковских карточек организации.

Смена подписей может, к примеру, произойти после окончания ревизии кассы или подписания акта приема передачи дел.

Учитывая, что главный бухгалтер как должностное лицо является членом ряда комиссий (списанию основных средств, товарно-материальных ценностей и т.д.), нужно не забыть указать изменения в их составе.

За что отвечает главбух

Вновь приходящий главный бухгалтер заинтересован в том, чтобы строго разграничить ответственность за свои действия и действия своего предшественника.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации Он же несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Это установлено Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Перечислим основные моменты ответственности главного бухгалтера. Проанализировав их каждый должен решить для себя: в каком порядке он будет принимать дела и на что обратит особое внимание.

Ответственность может наступить в рамках трудового законодательства, о котором мы уже сказали, в рамках Налогового Кодекса, Уголовного кодекса и Кодекса РФ об административных правонарушениях (КОАП РФ).

По Уголовному кодексу РФ (ст. 199) наказание грозит бухгалтеру в случае уклонения от уплаты налогов "путем включения в бухгалтерские документы заведомо искаженных данных о доходах или расходах либо иным путем" в крупном размере (сумма свыше 100 000 рублей). В этом случае главного бухгалтера могут лишить права занимать подобную должность на срок до пяти лет либо арестовать на срок от четырех месяцев до шести лет. Наказуемо и причинение ущерба путем обмана (ст. 165), злоупотребления полномочиями (ст. 201), халатного отношения (ст. 293) и подделки документов (ст. 327).

Но новому главному бухгалтеру пока это не грозит.

В соответствии с рядом статей КОАП РФ главбуха могут оштрафовать за многие нарушения, в том числе за:

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1) от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ),

Нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе или органе государственного внебюджетного фонда от 5 до 10 МРОТ, а ведение деятельности без постановки на учет в этих органах (ст. 15.3) от 20 до 30 МРОТ,

Нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации (ст. 15.4) от 10 до 20 МРОТ,

Нарушение сроков представления налоговой декларации (ст. 15.5) от 3 до 5 МРОТ,

Нарушение порядка представления статистической информации (ст. 13.19) от 30 до 50 МРОТ,

Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ст. 15.6) от 3 до 5 МРОТ,

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 % (ст. 15.11) от 20 до 30 МРОТ,

Несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциям, нарушение установленных сроков хранения учетных и отчетных документов от 50 до 100 МРОТ (ст. 15.25 КоАП РФ).

Следовательно, при приеме дел особое внимание надо уделить кассовым и расчетным документам, наличию и срокам сдачи отчетности и сведений в налоговые и иные органы.

Главный бухгалтер, в частности, несет ответственность в случаях:

Неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились ошибки в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;

Принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат действующему законодательству, нарушения правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;

Несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;

Нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской и кредиторской задолженностей и других потерь, за несвоевременное взыскание денежных начетов с виновных лиц;

Составления недостоверной бухгалтерской отчетности, за нарушение сроков представления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов.

В связи с этим наличие документов, их оформление важно проверить в ходе приема-передачи дел. Кроме того, следует уделить внимание отражению в учете выявленных недостач, а также выверке взаиморасчетов с поставщиками и покупателями организации.

Бухгалтерские документы

За какой период следует проверить наличие документов?

Согласно статье 87 НК РФ налоговые инспекции вправе проверить деятельность налогоплательщика за три календарных года. Если в течение этого времени организацию уже проверяла , будущему главбуху необходимо изучить акт проверки. В этом случае бухгалтер может проверять только ту документацию, которая образовалась в деятельности после акта проверки.

Если проверки не было, то следует помнить, что по закону "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться не менее пяти лет (ст. 17), и поэтому именно за этот период должны быть в наличии.

На определенную, согласованную с уходящим главным бухгалтером дату все учетные процессы за истекший период должны быть завершены. Это означает, что должны быть выполнены все бухгалтерские записи за истекший период, укомплектованы в дела первичные документы, служащие основанием для каждой выполненный записи,
сформирован оборотный баланс, формы бухгалтерской и налоговой отчетности.

К передаче готовятся книги и журналы регистрации: ценных бумаг, доверенностей, регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста, кассовая книга; учета счетов-фактур полученных и выданных, покупок и продаж, регистрации банковских чековых книжек и др.

Бухгалтерские документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Некоторые бухгалтеры требуют, чтоб все листы были пронумерованы и описаны. Но согласитесь, в ином учреждении эта процедура может занять весь срок передачи дел. К тому же, отсутствие документа не спасает от ответственности в дальнейшем.

Если выяснилось, что некоторые из необходимых журналов (книг) отсутствуют, об этом делается соответствующая запись в акте приема-передачи, а журнал (книга) заводится со дня приемки дел.

Проверка состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности

Проверка всего бухгалтерского и налогового учета за период в 3 года в короткий срок нереальна. Как правило, передача дел производится на основе последнего представленного бухгалтерией баланса.

На практике операции проверяются выборочно или, к примеру, сплошным порядком по какому-либо разделу за выбранный срок. Можно выбрать период наибольшего оборота по счету продолжительностью в месяц, квартал и проверить отражение в учете операций сплошным порядком.

Проверяется соблюдения требований ведения бухгалтерского учета (п. 7 Положения по бухгалтерском учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/ 98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998 № 60н). Обращается внимание на соблюдение правильности оформления первичных документов, служащих основанием для отражения операций в бухгалтерских регистрах, наличие подписей уполномоченных лиц.

При необходимости право подписи этих лиц подтверждается соответствующими учредительными документами, доверенностями или приказами.

Данные оборотных ведомостей по счетам, журналов-ордеров, оборотных балансов, главной книги сверяются с бухгалтерской и налоговой отчетностью.

Основательно нужно проверить налоговую отчетность по всем уплачиваемым налогам. Первостепенными налогами в данном случае являются налог на прибыль и НДС.

В отчетности следует обратить внимание не только на правильность заполнения форм, но и на отметку о приеме документа, на срок его сдачи и наличие всех необходимых подписей.

Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указываются в акте приема-передачи дел. Обычно, оформляются бухгалтерские справки за подписью уходящего главного бухгалтера или временно исполняющего его обязанности. Внесение исправлений в регистры бухгалтерского учета может ложиться как на нового главного бухгалтера, так и на прежнего.

Инвентаризация

Нужно ли проводить инвентаризацию при смене главных бухгалтеров?

Вспомним, что обязательные случаи ее проведения установлены п. 2 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Эти же положения содержатся в п. 1.5 приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", п. 27 Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" и п. 22 Приказ Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов".

Проведение инвентаризации обязательно:

· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

· при смене материально ответственных лиц;

· при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

· в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при реорганизации или ликвидации организации;

· в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Если Вы принимаете дела в преддверии составления годовой отчетности, и дата обязательной инвентаризации определена в учетной политике предприятия, а инвентаризация не проводилась, Вы имеете полное право ставить вопрос о проведении обязательной инвентаризации имущества и обязательств при приеме дел.

Если на принимаемом в Ваше ведение предприятии главный бухгалтер является материально-ответственным лицом, а это возможно в соответствии со ст. 243 ТК РФ и должно быть оговорено в трудовом контракте, инвентаризация также обязательна.

При совмещении главным бухгалтером должности кассира проводится инвентаризация кассовой наличности. По результатам проверки составляется отдельный акт проверки кассы, который подписывают как сдающий, так и принимающий дела бухгалтерии, а также кассир и представитель администрации. Этот акт является приложением к акту приема-сдачи дел.

Если же материальная ответственность не предусмотрена, а времени на сдачу-приемку дел мало, будет не лишним посмотреть итоги последней инвентаризации, проведенной на предприятии. В любом случае следует отметить в акте према-передачи дел

дату и результаты прежней инвентаризации, а также оговорить с руководителем проведение инвентаризации вначале Вашей работы.

На практике бухгалтеры проводят инвентаризацию финансов (смотрят остатки по кассе, на расчетных счетах, дебиторскую и кредиторскую задолженности), другие требуют и инвентаризации основных средств и материально-производственных запасов. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в порядке, предусмотренном Положением по ведению бухгалтерского учета.

Акт приема-передачи дел

В итоге приема-передачи дел оформляется приемо-сдаточный акт. В акте указывается, на какую дату осуществлена передача дел.

Простейшей формой акта приема-сдачи является опись дел, принимаемых главбухом. Однако, на наш взгляд, этого не достаточно для дальнейшей работы главного бухгалтера. Но это выгодно и уходящему сотруднику. Новичок просто на слух воспринимает многие вещи в процессе передачи дел. И при составлении первого своего баланса окажется в затруднении при дефиците информации. Поэтому в акте рациональнее указать информацию об остатках по счетам с расшифровкой. Тогда всю нужную информацию новичок может почерпнуть из акта и не беспокоить ушедшего сотрудника или руководителя.

Форму акта каждый знает, можно взять за основу любой. А вот содержательную часть составить в цейтноте и эмоциях бывает затруднительно. Дадим примерный перечень вопросов (разделов), которые может содержать Акт приема-сдачи дел. Он может уточняться, расширяться, сокращаться в зависимости от конкретных условий и объема деятельности организации.

1. Общая характеристика бухгалтерского учета и организации работы бухгалтерии

Сведения об организации работы в самой бухгалтерии. Штат, его укомплектованность, текучесть кадров и ее причины. Распределение обязанностей между сотрудниками, наличие должностных инструкций. Квалификация сотрудников и работа по ее повышению.

Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм бланков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно. Обеспеченность бланками форм первичных документов и учетных регистров, отчетности.

Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программами). Наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций.

Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой.

Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.

2. Состояние учета денежных средств.

Касса. Наличие кассира и действующего договора на полную материальную ответственность с ним. Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов (марки почтовые, государственной пошлины, вексельные, оплаченные авиабилеты и др.). Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе, их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.

Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах.

Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.

3. Состояние учета расчетных операций

Наличие выписок из счетов в банке, договоров и других документов расчетного характера.

Инвентаризации расчетов с контрагентами, наличие актов сверки взаимных расчетов, на какую дату урегулированы расхождения. Ведение претензионной работы. Реальность дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности, с указанием виновных в этом лиц.

Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.

Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения.

4. Состояние учета амортизируемого имущества (основных средств и нематериальных активов)

Дата последней инвентаризация имущества, ее полнота и качество, отражение в учете. Инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания. Инвентарные карточки на основные средства. Ответственные хранители ценностей, имеется ли приказ об их назначении.

5. Состояние материального учета

Наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков) выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц, дата последней выверки. Дата последней инвентаризации материальные ценности, ее результаты. Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов, наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.

6. Состояние расчетов с работниками

Сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов. Задолженности по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета, наличие налоговых карточек по НДФЛ и ЕСН.

7. Отчетность

Соблюдение требования составления месячного бухгалтерского баланса, установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов. Наличие налоговых регистров.

8. Хранение документов

Обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел, подшиты и пронумерованы ли документы. Правильность оформления изъятие или уничтожения документов по причине истечения предельного срока хранения.

Справка о наличии и сохранности печатей, штампов и т.д.

9. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи

Перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др.

Отмечается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.

10. Остатки по проверенным счетам.

Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка. Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов (касса, банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками), а также счетам учета иного имущества.

11. Подписи

Главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии или представителя администрации.

В случае несогласия сдающего с какими-либо положениями акта, уходящий бухгалтер вправе сделать при подписании акта соответствующие мотивированные оговорки.

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, из которых: первый представляется на утверждение руководителю учреждения, второй остается у передающего дела. Если дела передает филиал или представительство организации, акт составляется в трех экземплярах, один из которых представляется в головную организацию.

О смене главного бухгалтера нужно уведомить налоговые органы. Обычно они требуют сдать форму № Р14001, приказ о назначении, данные его паспорта (ксерокопию).

В зависимости от стиля работы новой компании уведомляются постоянные партнеры и подразделения.

Любой бухгалтер на новом рабочем месте всегда начинает с того, что принимает дела у того бухгалтера, который их вел ранее. Но это нужно сделать правильно, чтобы потом не выяснилось, что предыдущий бухгалтер был, так скажем, недобросовестен.

Как это сделать правильно в законодательстве не описано. Поэтому все сводится к тому, на сколько опытен бухгалтер и от этого зависит степень риска оказаться сложной ситуации. В соответствии с этим у каждого бухгалтера существуют свои требования к уходящему коллеге, а некоторые придерживаются такой позиции, что «ничего принимать» не нужно. Так кто же в итоге оказывается прав? Попробуем в этом разобраться и сделать необходимые выводы, так как вопрос не прост и важен для каждого руководителя и бухгалтера.

Для того, чтобы разобраться в этом вопросе, проанализируем рекомендации разных специалистов: требования со стороны проверяющих (аудиторы, инспекторы налоговых служб) и самих бухгалтеров.

В теории проверяющие первым советуют делом проверить учетные документы. Первое, на что нужно обратить внимание – это наличие этих документов за последние пять лет. Именно столько первичку надо хранить на фирме или в архиве (ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете»).

Особое внимание при приеме документов уделите:

• банковским и кассовым документам;
• расчетным и платежным ведомостям;
• журналам регистрации доверенностей, ценных бумаг;
• журналу учета счетов-фактур;
• книгам покупок и продаж и др.

Если говорить о налоговой отчетности, то её будет достаточно только за последние три года. Это именно тот срок, за который налоговая может потребовать предоставить отчетность (согласно статьи 87 Налогового Кодекса Российской Федерации).

Так же необходимо проверить наличие всех деклараций и расчетов и наличие на них штампов налоговой инспекции или почтовое уведомление об отправке с описью всех вложений.

Казалось бы, все рекомендации обоснованные и выполнимые, но вот на практике оказывается, что выполнить все рекомендации за пару дней не получается. Да, кроме этого, откуда Вам знать, чего именно не хватает? Для того, что бы проверить всё «от и до», то придется сверять каждую бумагу с журналом отчетности и учета хозяйственных операций, а если так же еще и обращать внимание на оформление всех документов, то этот процесс будет бесконечным.

Та же история и с отчетностью фирмы. Если получится, что какой-нибудь декларации нет в наличии, то оформлять её в любом случае, придется именно Вам, так как Вы вступили в должность. А предшественник не сможет подписывать документы, так как в должность вступили именно Вы. Так что получается замкнутый круг, из которого придется выбираться именно Вам. А представьте себе ситуацию, когда на фирме не велись книги покупок и продаж, журналы доверенностей, то их просто не под силу сделать за несколько дней. Да и вообще, в принципе, трудно заставить работать человека, который твердо решил уйти с фирмы.

Кроме того. Главный бухгалтер может быть и материально ответственным лицом, то в Ваших интересах будет провести инвентаризацию вверенных ему материальных ценностей. Например, в маленьких фирмах главный бухгалтер довольно часто выполняет функции и обязанности кассира. Тут потребуется снять остаток кассы, сверить его с кассовой книгой и книгой кассира-операциониста.

Итак, к самим рекомендациям претензий нету, вот относительно способов реализации тут уже все гораздо сложнее и эти рекомендации в этом ключе не выдерживают никакой критики. К примеру, как можно требовать проведения всех документов, если их бухгалтерия получит только спустя недели, а то и месяцы. Если Вы потребуете «закрыть» промежуточный период, то от этого совсем никакой пользы Вам не будет.

Самым удобным и оптимальным будет именно аудит. Только аудит сможет поспособствовать ускорению темпов и повысить качество проверки. Кроме того, новому бухгалтеру не придется самостоятельно выполнять неблагодарную работу, которая, ко всему прочему не будет оплачена, а если еще учесть, что вся работа будет проводиться в нерабочее время и на общественных началах. И теперь попробуйте еще раз задаться вопросом, насколько оно Вам нужно.

Проведение бухгалтерского аудита – идеальный вариант, но и он, к сожалению, достаточно трудновыполним. Согласитесь, что не каждый директор готов оплатить аудиторскую проверку и особенно, если это уже второй или третий бухгалтер за последний год.

После передачи дел ревизоры советуют составить акт. В нем следует перечислить полученные от предшественника папки с документами и ценности, привести остатки по всем счетам с расшифровкой и вообще все, что сочтете нужным. Приложите к акту оборотный баланс и другие бумаги, составленные на момент передачи власти. Подписать все это должны оба главных бухгалтера – уходящий и вступающий в должность, а также специально созданная комиссия.

Описывать папки с документами и перечислять остатки по счетам – занятие бессмысленное. Новому главбуху эта опись ничем не поможет. Ведь по мере поступления недостающих документов остатки по счетам и оборотка будут постоянно меняться. Что касается папок, то важны не перечень и количество, а содержащиеся в них документы. Поэтому если уж описывать, так именно документы. Однако это займет слишком много времени, и узнать от предшественника что-то действительно полезное вы не успеете.

Как видим, эти советы оторваны от жизни. Дело в том, что их единственная цель – избавить нового главбуха от ответственности за возможные упущения предшественника. При этом авторы рекомендаций, наверное, забыли, за что действительно отвечает главный бухгалтер. А отвечает он сразу «за себя и за того парня» – за бухгалтерский и налоговый учеты.

Учтите, главбуха могут наказать за «грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов» (ст. 15.11 КоАП РФ). При этом грубым нарушением считается искажение любой статьи (строки) форм бухгалтерской отчетности или сумм начисленных налогов не менее чем на 10 процентов.

Приведем пример. Предприятие учло стоимость коммуникаций как малоценку, в то время как они являются составной частью здания, к которому подведены. То есть бухгалтер нарушил требования ПБУ 6/01. В соответствии с ним коммуникации надо было отнести на счет 01 «Основные средства». В результате ошибки оказалась занижена налоговая база по налогам на прибыль и имущество. За это фирму наказали по статье 120 Налогового кодекса (постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 марта 2003 г. по делу № А56-22146/01).

Главбуху такое нарушение грозит штрафом в размере от 2000 до 5000 рублей. Спрашивается, какому – старому или новому?

К сожалению, новому. Ведь всю бухгалтерскую отчетность составляют нарастающим итогом с начала года. Так что преемнику придется отвечать за весь текущий год, даже если он пришел на фирму в декабре. И это несмотря на то, что предыдущие балансы делал бывший главбух, который несет ответственность за весь прошлый год.

Теперь о неуплате налогов и непредставлении деклараций. Ответственность за это может быть не только административной, но и уголовной (журнал писал об этом в № 9 за 2005 год). Здесь новый главбух отвечает за налоговый период, по которому он отчитывался. А этот период, как известно, у разных налогов свой. Лишь для НДС он равен месяцу или кварталу. По большинству же остальных налогов – ЕСН, налогам на прибыль, имущество и доходы физлиц – налоговый период составляет год.

Целесообразность принимать дела от предыдущего главного бухгалтера

Нужно, чтобы быстро влиться в учетный процесс и понять насущные потребности бухгалтерии и фирмы в целом. Ведь у каждого специалиста свои приемы работы, известные только ему проблемы с партнерами и т. д. Кроме того, у любой отрасли есть специфика, а в бухгалтерии – разделение труда. Вот только принимать дела лучше неформально.

Вначале просто узнайте, где и в каком порядке хранятся бухгалтерские и налоговые документы. Затем поинтересуйтесь, есть ли на фирме учетная политика и ознакомьтесь с ней. Это очень важно, поскольку вы должны применять именно те методы учета, которые заявлены в учетной политике. Советуем выборочно проверить, как на практике ваш предшественник следовал этому документу, поскольку иногда дело доходит до абсурда.

Вот что нам рассказала Надежда Свикова, главный бухгалтер одной из саратовских фирм: «На одном предприятии меня очень удивило полное отсутствие задолженности покупателей. Оказалось, что, согласно учетной политике, налог на прибыль здесь рассчитывают кассовым методом. Отсюда мой предшественник сделал странный вывод: в бухучете выручку он стал отражать, только когда она получена. При этом все остальные документы бухгалтер проводил в день их составления. Короче говоря, он спутал бухгалтерский учет с налоговым. Пришлось изрядно потрудиться, чтобы исправить ситуацию».

После этого разберитесь с договорами. Прежде всего выясните у коллеги, не было ли контрактов с особым переходом права собственности и другими «нетрадиционными» условиями. Если были, проверьте правильность их отражения в учете. В подобных случаях особенно велика вероятность ошибок, поскольку не все бухгалтеры читают договоры и не все знают о существовании счета 45 «Товары отгруженные». По договорам страхования и аренды всю сумму авансового платежа некоторые сразу относят на расходы, минуя счет 97 «Расходы будущих периодов».

Советуем также распечатать оборотный баланс на любую дату и посмотреть субсчета. Иногда здесь можно увидеть много интересного. Вот реальный пример из бухгалтерской практики, рассказанный Натальей Рыбаковой из Подмосковья:

«Когда я пришла работать в иностранную компанию, то обнаружила на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» четыре уровня субсчетов:

1 уровень – виды внеоборотных активов (в соответствии с планом счетов);

2 уровень – объекты внеоборотных активов (например, «Фабрика»);

3 уровень – номера грузовых таможенных деклараций, по которым поступали детали оборудования;

4 уровень – наименование комплектующих для производственных линий и отдельных объектов будущих основных средств.

Чтобы построить такую структуру счета, бывший главбух нарушил типовую конфигурацию программы «1С». В результате поставить на баланс любое основное средство стало невозможно. Мне пришлось восстанавливать типовую конфигурацию программы и заново разносить по объектам многие сотни проводок за два года».

С предшественником также необходимо поговорить о способах ведения налогового учета, посмотреть его регистры и расчеты. Если ваш коллега не затруднял себя этим, вам придется делать все с начала года.

Таким образом, за два-три дня смены власти вы узнаете главное. С подробностями можно знакомиться постепенно в ходе дальнейшей работы. Кстати, все перечисленное рекомендуется сделать и в том случае, если познакомиться с предшественником вам не удалось. А пояснения можно получить у заместителя главбуха, директора и специалистов фирмы.

Формальности при передаче дел.

Но даже при неформальном подходе к смене главного бухгалтера нельзя обойтись без оформления документов.

• Во-первых, на фирме надо издать приказ о приеме на работу нового сотрудника. Возможны две ситуации: либо новый главбух пришел на вакантное место, либо его предшественник еще не уволился. В первом случае формулировка приказа обычная. Во втором – нового главбуха нельзя сразу утверждать на эту должность. Поэтому на время передачи дел оформите его как заместителя. Можно поступить иначе – формально уволить уходящего главбуха чуть раньше, оплатив ему эти дни работы. Например, выдать матпомощь.
• Во-вторых, новый главбух должен принять у коллеги (при его отсутствии – у директора) по акту приема-передачи печать фирмы, ключи от сейфа и бухгалтерии, электронные ключи от программы «Банк-клиент», ценные бумаги, бланки строгой отчетности и т. д.
• В-третьих, ему необходимо оформить банковские карточки с подписями.
• В-четвертых, о смене главного бухгалтера следует известить налоговую инспекцию. Хотя в законе такая обязанность не предусмотрена, лучше это сделать. Уведомление составьте в произвольной форме, приведя в нем паспортные данные и ИНН нового лидера.

Наконец, запросите в налоговой инспекции акт сверки взаиморасчетов с бюджетом. Он станет отправной точкой вашей деятельности.

Куда нужно подавать данные при смене главного бухгалтера и в какие сроки? Нужно ли подавать информацию в банки? Есть ли какие-то сроки, в течение которых нужно сообщать о смене главного бухгалтера?

В случае смены в организации главного бухгалтера необходимо уведомить об этом обслуживающий банк, т.к. смена главного бухгалтера влечет за собой необходимость замены банковской карточки организации с образцами подписей. Налоговую инспекцию и представителей внебюджетных фондов о смене главного бухгалтера уведомлять не требуется. Исключение составляет только случай, когда в соответствии с учредительными документами организации главный бухгалтер наделен правом действовать от имени организации без доверенности. Законодательством не установлены сроки уведомления банка и налоговой инспекции о смене главного бухгалтера, однако сделать это целесообразно в оперативном порядке после заключения с ним трудового договора и издания приказа о приеме на работу.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Нет, не нужно.

В отличие от руководителя организации главный бухгалтер не является законным представителем организации, имеющим право действовать от ее имени без доверенности (ст. 53 ГК РФ , ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ ,ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Сведения о главном бухгалтере не требуется вносить в ЕГРЮЛ (п. 1 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ).

Поэтому при изменении фамилии, имени, отчества главбуха, а равно при назначении нового главного бухгалтера, уведомлять налоговую инспекцию не требуется.

В то же время смена главного бухгалтера, а также изменение его фамилии, имени, отчества может повлечь необходимость замены банковской карточки организации с образцами подписей? (п. 7.11 Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И).

Статья: Когда инспекцию надо уведомить о смене главбуха

В школе сменился главный бухгалтер. Надо ли уведомлять об этом налоговую инспекцию?

Нет, не надо. При смене главбуха организация не обязана уведомлять об этом инспекцию,? поскольку требований о представлении информации о главном бухгалтере не содержится ни в Налоговом кодексе РФ, ни в Федеральном законе от 8 августа 2001 г. № 129ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Исключение составляет только случай, когда в соответствии с учредительными документами организации главный бухгалтер наделен правом действовать от имени организации без доверенности? (подп. «л» п. 1 ,п. 5 ст. 5 Закона № 129ФЗ). В этом случае инспекцию надо уведомить о смене главного бухгалтера в том же порядке, что и при смене руководителя организации.

Вместе с тем информация о главном бухгалтере организации содержится в ее регистрационном деле в ИФНС. И только сотруднику, который записан как главный бухгалтер, налоговая инспекция будет выдавать на руки необходимые документы (решения, требования) без предъявления доверенности от организации. Поэтому можно представить в свою инспекцию письмо в произвольной форме с сообщением о смене главного бухгалтера и копию приказа о назначении нового главного бухгалтера?

Ульяна Семенова,
эксперт БСС «Система Главбух».

• Скачайте формы

Главный бухгалтер отвечает за методологию ведения учета на предприятии, за соблюдение кассовой дисциплины, является руководителем отдела бухгалтерии, он наделен полномочиями подписывать отчетность, обладает правом второй подписи на банковских документах… Данный список обязанностей можно продолжать очень долго. Словом, не мудрено, что замена работника, занимающего столь ответственную
должность, дело хлопотное. Сегодня мы как раз и поговорим о тонкостях данной процедуры

Смена главбуха - дело ответственное

Базовый документ, регламентирующий работу бухгалтера, - Закон о бухучете, к сожалению, не описывает процедуры смены главного бухгалтера. Нет такой информации и в подзаконных актах. Ранее в п. 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 г. № 59, указывалось, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Однако в настоящее время данный документ не применяют, о чем неоднократно говорилось во многочисленных письмах Минфина, например, от 12.02.2010 г. № 31-34000-10-5/3091. Такой же позиции придерживается и Минюст в письме от 06.11.2003 г. № 20-9-9354. Поэтому порядок передачи дел при смене главбуха хозрасчетным предприятием определяется самостоятельно (разумеется, с оглядкой на нормы трудового законодательства) и может быть закреплен во внутренних документах, скажем, в должностной инструкции главного бухгалтера, или утвержден приказом руководителя.

В то же время для бюджетных учреждений действует Типовое положение № 59, в п. 12 которого четко оговорено: «Принятие (передача) дел главным бухгалтером в случае назначения на должность или увольнения с должности осуществляется после проведения внутренней проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности, по результатам которой оформляется соответствующий акт» .

Порядок передачи дел при смене главбуха может отличаться в зависимости от причины увольнения, наличия на момент увольнения его преемника, а также от того, насколько мирно или наоборот конфликтно осуществляется расставание с работодателем. Идеальный вариант - узнав об увольнении бухгалтера, вовремя подыскать ему замену среди имеющихся сотрудников или же найти подходящую кандидатуру со стороны, назначив такое лицо заместителем главного бухгалтера на период вхождения в курс дела. На день увольнения следует передать дела и оформить приказ о назначении зама главбухом.

Вместе с тем, очевидно, что такая схема действий на практике не всегда возможна. Например, нередко новый главбух приходит на место старого, когда последний уже уволился. Поэтому может сложиться ситуация когда новичку попросту не у кого принимать дела или приходится принимать их у директора - человека, обычно далекого от бухгалтерии. А это значит, что, вступив в должность главбуха, придется с повышенным вниманием отнестись к проверке составленных ранее документов, регистров, отчетности. Ведь, как показывает практика, если предшественник совершил действия, повлекшие уголовную ответственность, уголовное производство могут открыть и касательно нового бухгалтера. В качестве примера можно вспомнить ситуацию, рассмотренную в письме ГНАУ от 17.04.2002 г. № 3125/5/26-2119. Правда, согласно описанному в нем сценарию, уголовное дело было прекращено в связи с отсутствием у новопринятого главбухаумышленного уклонения от уплаты налогов, однако же суд усмотрел в действиях бухгалтера служебную халатность, которая может также повлечь уголовную ответственность согласно ст. 367УКУ. Подобное предостережение содержится и в письме ГНАУ от 18.09.2009 г. № 11305/5/23-4018/462: «…для избежания случаев возложения вины на работающего главного бухгалтера при увольнении предыдущего главного бухгалтера ему необходимо проверить бухгалтерскую документацию, которая осталась после уволенного предшественника и будет основанием для составления налоговой отчетности в период исполнения им должностных обязанностей» .

Справедливости ради, отметим: редакция придерживается мнения, что новый главбух не должен нести ответственность за ошибки своего предшественника. Вместе с тем не стоит забывать, что чужие ошибки нередко являются следствием появления собственных. Например, декларация по налогу на прибыль составляется нарастающим итогом. И если по причине неправильного начисления амортизации прежним начальником бухгалтерии в бытность нового главбуха возникнет недоплата по налогу на прибыль, ответственность, очевидно, будет возложена на последнего.

Не менее заинтересованы в том, чтобы передача дела прошла гладко, уходящий бухгалтер и в особенности директор предприятия. Для увольняющегося главбуха правильно задокументированная передача дел - вопрос не только репутации, но и гарантия того, что после увольнения ему не будут предъявлены претензии, например, по факту отсутствия тех или иных документов. Что же касается директора, то согласно ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете именно он отвечает за организацию бухгалтерского учета на предприятии, обеспечение фиксации фактов осуществления всех хозопераций в первичных документах и сохранность документов, регистров и отчетности. Поэтому в случае выявления контролирующими органами ошибок, недоплат по налогам и т.п. за период работы прежнего бухгалтера весь груз ответственности придется нести именно ему.

Как видим, смена бухгалтера - дело непростое и, как следствие, требующее соблюдения ряда процедур, которые ниже мы рассмотрим поэтапно. Но прежде всего остановимся на нюансах увольнения главного бухгалтера.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Главбух - такое же наемное лицо, как и все работники предприятия, поэтому он может увольняться по тем же основаниям, что и остальные сотрудники: по собственному желанию, по согласию сторон, по инициативе работодателя и т.д. Существует, правда, специфическое основание для увольнения главбуха, предусмотренное п. 1 ч. 1 ст. 41 КЗоТ - за одноразовое грубое нарушение трудовых обязанностей. Однако учитывая, что понятие «грубое нарушение» в законодательстве не определено, такое основание применяют крайне редко, причем точку при расторжении трудового договора на таком основании, как правило, ставит уже судебная инстанция.

Также при увольнении главбуха остаются в силе все требования и ограничения, установленные законодательством относительно прекращения трудовых отношений. В частности, не допускается увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности работника (кроме увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 40 КЗоТ - в связи с не появлением на работе по болезни в течение более четырех месяцев подряд), а также в период нахождения его в отпуске. Вместе с тем, в порядке исключения, для увольнения главбуха по инициативе работодателя (независимо от оснований) не нужно согласия профсоюзной организации (ст. 43 КЗоТ).

В день увольнения работнику следует выдать трудовую книжку и провести с ним окончательный расчет (ст. 47 КЗоТ). Причем это правило работает независимо от инициатора расторжения трудового договора. Возьмем случай, когда главбух увольняется по собственному желанию (ст. 38КЗоТ) и предупреждает об этом работодателя за две недели. Если в течении данного срока не удалось подыскать ему замену или в полном объеме принять дела, его все равно должны уволить в оговоренный в заявлении срок с соблюдением требований ст. 47 КЗоТ. При этом, если необходимо продлить время передачи дел, по обоюдному согласию сторон бухгалтер может уволиться и позже (по собственному желанию или по соглашению сторон), отозвав прежнее заявление об увольнении. Кроме того, трудовой договор не прекращается, если после окончания двухнедельного срока работник все равно выходит на работу (ч. 2 ст. 38 КЗоТ). Затем ему, правда, придется подать новое заявление об увольнении, но уже без учета отработки двух недель.

Понятно, что качественно соблюсти процедуру смены главбуха можно в том случае, когда увольнение происходит не в авральном порядке и при наличии преемника на должность. Поэтому для наиболее полного рассмотрения всех нюансов смены главбуха за основу возьмем именно такую ситуацию.

Документальная проверка и передача дел

Итак, главбух подал заявление об увольнении, определена дата расторжения трудового договора. Теперь самое время задуматься о передаче дел. Очевидно, что данная процедура не ограничивается только актированием. Предварительно должна быть проведена проверка учета на предприятии.

Внимание!

Не путайте с инвентаризацией активов, средств и расчетов, которую проводят согласно Инструкции № 69. Такая процедура обязательна только в том случае, если бухгалтер является материально ответственным лицом (пп. «в» п. 3 Инструкции № 69).

Таким образом, первое, что нужно сделать, после того как определились с новой кандидатурой на должность руководителя отдела бухгалтерии, - издать приказ директора предприятия о приеме-передаче дел. В приказе, в частности, следует оговорить:

• порядок и сроки проведения документальной проверки;
• лицо, принимающее дела;
• состав комиссии, участвующей в документальной проверке и приеме-передаче дел (в нее должны входить передающая, принимающая стороны и руководитель предприятия, при необходимости могут привлекаться и другие сотрудники, а также независимые эксперты, аудиторы);
• процедуру передачи дел (при необходимости).

Перед проверкой увольняющемуся бухгалтеру следует заполнить, подшить и пронумеровать документы, регистры по совершенным операциям, укомплектовать отчетность в разрезе налогов (сборов, взносов) и периодов предоставления, словом, привести учетные дела в порядок. Даже если учет ведется в электронном виде, сводные ведомости, журналы и прочие учетные регистры имеет смысл передавать в печатном виде, что позволит запечатлить текущее состояние учета. Хотя, безусловно, данный вопрос остается на усмотрение комиссии.

Далее комиссия приступает к документальной проверке. Как правило, такая проверка выборочная , поскольку ее нужно осуществить в сжатые сроки - до прекращения трудовых отношений с прежним бухгалтером. В ходе проверки в первую очередь следует сосредоточиться на документах (за последних три года), связанных с уплатой налогов, с соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, то есть на тех участках работы, ошибки на которых в будущем могут повлечь наиболее серьезные штрафные санкции. Поэтому достаточное внимание нужно уделить наличию налоговых накладных, документов, подтверждающих налоговые расходы, расчетам амортизации, ведению кассовой книги (если ее вел главный бухгалтер) и т.д.

По желанию в рамках документальной проверки можна провести инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности, проверить состояние расчетов с контрагентами и выполнение договорных обязательств.

Помимо первичных документов, следует внимательно проверить наличие, комплектность, действительность:

• налоговой, пенсионной, финансовой и статистической отчетности;
• главной книги, оборотно-сальдовой ведомости, учетных регистров;
• внутреннихдокументов организационного характера: приказа об учетной политике, графика документооборота, колдоговора, трудовых договоров положений об оплате труда и о командировках, пр.;
• правоустанавливающих документов;
• разрешительных и других подобных документов (лицензий, торговых патентов);
• документов по работе с контролирующими органами (актов сверок, уведомлений-решений, запросов);
• документов по работе с контрагентами (актов сверок расчетов, договоров);
• инвентаризационных описей;
• документов, связанных с обращением наличности и применением РРО (кассовой книги, книги учета расчетных операций) и др.

Если будет выявлена недостача документов, комиссия должна установить причины ее возникновения. При этом нужно потребовать от главного бухгалтера составить пояснительную записку, в которой тот обязан изложить причины недостачи. В случае пропажи или уничтожения документов руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы, а также включает представителей следственных органов (если необходимо, то и пожарного надзора) в состав комиссии для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения (п. 6.10 Положения № 88).

По завершению проверки составляют акт приема-передачи дел. В нем указывают:

• наличие и количество первичных документов (папок с документами), регистров, отчетности и пр.;
• недостающие документы и причины их недостачи;
• неверно заполненные документы или документы, заполненные не полностью;
• выявление факта просроченных (недействующих) разрешительных документов, договоров;
• сроки проведения последних проверок контролирующими органами;
• сведения о переданном программном обеспечении (для работы с банком, составления отчетности, ведения учета и т.п.);
• факт проверки на правильность и работоспособность программного обеспечения, ключей, паролей к нему;
• факт передачи чековой книжки, ключей от сейфа, бланков строгой отчетности и пр.;
• сумму переданной наличности.

Подписанный всеми членами комиссии акт оформляют в трех экземплярах. Один экземпляр предоставляют главбуху, передающему дела, второй - принимающему, третий оставляют на предприятии.

Уведомляем банк

Если главный бухгалтер имеет право подписи банковских документов, в обслуживающий банк следует подать новую Карточку с образцами подписей и оттиска печати с обновленными образцами подписи всех лиц, имеющих право первой или второй подписей (п. 18.13 Инструкции № 492). Карточку заверяют нотариально или подписью руководителя предприятия (его заместителя) и печатью организации, которой клиент административно подчинен. В населенных пунктах, где нет нотариальных контор или частных нотариусов, карточки заверяются сельским, поселковым, городским, районным Советом (п. 18.11 Инструкции № 492).

Уведомляем контролирующие органы

Для этого необходимо предоставить в налоговую инспекцию регистрационное заявление по ф. № 1-ОПП с пометкой «Зміни» со сведениями относительно нового главного бухгалтера - лица, ответственного за ведение бухгалтерского и налогового учета на предприятии. Срок предоставления - 10 дней со дня принятия нового сотрудника на работу. На основании поданного заявления органы ГНС вносят соответствующие изменения в Единый банк данных юридических лиц или Реестр самозанятых лиц и затем фиксируют указанные изменения в журналах по ф. № 2-ОПП и № 7-ОПП соответственно (п. 9.3 Порядка № 1588).

Что касается Пенсионного фонда, фондов соцстрахования и органов статистки, то законодательство не обязывает уведомлять их о смене главбуха. И тем не менее, рекомендуем все же направить им письмо-уведомление с копией приказов об увольнении прежнего и назначении нового бухгалтера. Это поможет избежать недоразумений при сдаче отчетности.

В завершение об отчетности. Большинство налогоплательщиков подают ее в электронном виде. В связи со сменой главбуха следует обратиться в центр сертификации ключей, у которого вы находитесь на обслуживании, подав заявление с просьбой об аннулировании старого электронного ключа и выдаче нового. Получив новый ключ, в налоговую нужно в электронном виде направить обновленный договор о сдаче электронной отчетности, содержащий новую цифровую подпись. Тоже самое с органами пенсионного фонда и статистики (в отделение ПФУ отправляют карточку присоединения к договору о сопровождении электронных отчетов).

Игорь БЕЛОВ,

независимый эксперт

Список использованных нормативно-правовых актов:

УКУ - Уголовный кодекс Украины.

Закон о бухучете - Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV.

Инструкция № 69 - Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Минфина Украины от 11.08.1994 г. № 69.

Положение № 88 - Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88.

Инструкция № 492 - Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492.

Порядок № 1588 - Порядок учета плательщиков налогов и сборов, утвержденный приказом Минфина Украины от 09.12.2011 г. № 1588.

Типовое положение № 59 - Типовое положение о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденное постановлением КМУ от 26.01.2011 г. № 59.

Как правильно оформить эту процедуру? На что нужно обратить внимание прежнему и новому главному бухгалтеру, чтобы обезопасить себя в дальнейшем от претензий со стороны руководства организации и контролирующих органов? Ответы на эти вопросы даны в статье.

Кому можно передать дела

На практике существуют несколько вариантов приема-передачи дел главным бухгалтером.

Наиболее распространенным является вариант, когда прежний главный бухгалтер сдает дела новому главному бухгалтеру. Однако довольно часто возникает ситуация, когда новый главный бухгалтер еще не известен, а прежний главный бухгалтер на законных основаниях имеет право оставить старое место работы. В этой ситуации, если в организации работают несколько бухгалтеров, то один из них (например, заместитель главного бухгалтера) может временно принять дела.

Более сложной является ситуация, когда увольняется главный бухгалтер малого предприятия, представляющий бухгалтерию в единственном числе. В этом случае принять дела должен руководитель организации, поскольку он согласно п. 1 ст. 6 Закона "О бухгалтерском учете" несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации.

Если руководитель организации отказывается принять дела, прежнему главному бухгалтеру желательно этот отказ оформить документально. При нежелании руководителя запротоколировать свой отказ принимать дела, по нашему мнению, нужно поступить следующим образом: составить опись дел, подлежащих сдаче, в двух экземплярах; один экземпляр оставить у себя, а другой - передать в налоговую инспекцию, перед которой отчитывается организация, лично под расписку налоговому инспектору или заказным письмом по почте.

Могут иметь место ситуации, когда прежний главный бухгалтер по какой-либо причине (внезапная болезнь, смерть и т.п.) не имеет возможности сдать дела. В этом случае по приказу руководителя организации принять дела может другое лицо (новый главный бухгалтер, временно исполняющий обязанности главного бухгалтера, сам руководитель организации).

Как оформить прием-передачу дел

В настоящее время нет нормативного документа, который регулировал бы процесс приема-передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.

В Положении о главных бухгалтерах, утвержденном Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, отмечалось, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности предприятия. Хотя этот документ уже является недействующим, им, на наш взгляд, можно воспользоваться при решении вопроса о порядке приема-передачи дел при увольнении прежнего и назначении нового главного бухгалтера.

Некоторые министерства и ведомства в определенной степени регламентировали этот порядок для подведомственных организаций. Например, Письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21.02.1992 N 11-13/575 "О порядке приема-сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера - начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации" (далее - Письмо ГТК) и Инструкция о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий) учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденная Минздравом СССР от 28.05.1979 N 25-12/38.

Каждая организация, исходя из требований Закона "О бухгалтерском учете", вправе сама установить для себя соответствующие правила приема-передачи дел.

Процедура приема-передачи дел может быть разделена на следующие этапы:

издание приказа о приеме-передаче дел;

инвентаризация имущества и обязательств;

инвентаризация расчетных операций;

проверка состояния учета и отчетности;

собственно прием-передача дел (первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности и др.);

составление акта приема-передачи дел.